Es común que empresas en crecimiento comiencen a trabajar en oficinas pequeñas mientras continúan su desarrollo y expansión. Sin embargo, esto no debería presentar una limitación ni hacer que los espacios de trabajo se sientan apretados e incómodos. Existen varias maneras de cómo organizar el espacio y de jugar con la percepción y la decoración para crear ambientes confortables y armoniosos.
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Muchos especialistas reconocen que un espacio de trabajo bien gestionado puede aumentar la calidad del trabajo, favorecer el ambiente laboral en espacios para oficinas pequeñas, reducir el estrés y fomentar el bienestar de los empleados.
5 consejos para conseguir más espacio en tu oficina.
Para poder lograrlo, queremos compartir contigo consejos para que gestiones de manera óptima el espacio de tu oficina:
Identifica correctamente tus espacios.
Es relevante localizar cada uno de los espacios de tu oficina y analizarlos. Para ello es crucial analizar la ocupación actual y el uso que se la da, así como definir el objetivo de ocupación de este.
Cada espacio debe de cumplir los requisitos para el cual fue diseñado. Las salas de reuniones, los espacios de trabajo o espacios comunes deben tener el tamaño, mobiliario y herramientas necesarias para su buen funcionamiento.
Crea una estrategia workplace.
Cualquier espacio tiene potencial de convertirse en una ventaja competitiva para el negocio. Sin embargo, para conseguirlo, es imprescindible que el espacio de trabajo esté diseñado en función las necesidades de cada compañía.
Por eso, en primer lugar, tienes que entender tu negocio, sus características y sus objetivos estratégicos. Y a partir de aquí, diseñar e implantar la mejor estrategia de Workplace, aquella que te permita optimizar al máximo tu espacio, crear la tipología de espacios que necesitas y, en definitiva, mejorar la productividad de todos tus profesionales.
Movilidad de tus empleados.
La pandemia ha hecho que muchos empleados se hayan convertido en nómadas, actualmente la modalidad híbrida entre el trabajo presencial y el teletrabajo ha causado que no existan espacios fijos de trabajo.
Por este motivo, la gestión de los espacios de la oficina tiene que adaptarse a la movilidad de tus empleados, y en función de ello, establecer puestos de trabajo, salas de reuniones y otros espacios necesarios para el día a día en la oficina adaptados a ellos.
La oficina tiene que girar entorno al empleado.
Todos los espacios, herramientas y mobiliario tienen que adaptarse al trabajador y no al revés. Esto es importante para fomentar y ayudar a las labores y objetivos de los equipos que integran la empresa.
Las mejoras tienen que poderse analizar, y en su caso, modificarse si no aportan una mejor experiencia del trabajador dentro de su entorno. La gestión de los espacios de trabajo es ofrecer cada área de la empresa al trabajador, dándole y ofreciéndole todo su contenido para su mayor efectividad.
Usar el branding.
Cada empresa es distinta, y su actividad empresarial, así como, sus espacios de trabajo tienen que adaptar las condiciones necesarias para el uso del espacio al objetivo común. Imaginemos que una empresa quiere aumentar la comunicación entre equipos y departamentos, en este caso, lo más idóneo será crear espacios de trabajo más abiertos y compartidos.
Los espacios de trabajo y el ambiente en ellos son creadores de valor en la marca de tu empresa, y puede ser un argumento muy importante para la retención y captación de talento dentro de tu empresa.
Integra un único software de gestión.
Llegados a este punto, la mejor herramienta para implementar una gestión óptima de los espacios de la empresa es la integración de un software de reserva de espacios. Dotar a los empleados de la gestión y administración del espacio les hará formar parte de él de manera activa.
Mantenimiento al día.
Los espacios de trabajo tienen que contar con el mobiliario, herramientas y equipos en estado óptimo. Cualquier desperfecto en instalaciones o en equipos para empleados puede conllevar pérdidas de tiempo.
Para ello, es importante que los empleados sean los ojos de la empresa y que tengan un canal para comunicar las incidencias que localicen en sus instalaciones.
Zonas de relax.
Existen zonas dentro de la oficina que su labor es fomentar el descanso. Por ejemplo, los comedores y las zonas de café son puntos de socialización en los cuales los trabajadores crean lazos y relaciones.
Para ello, es importante que las zonas estén bien equipadas y que generen comodidad y confort a los trabajadores. Implementar reservas de turno de comedores, ayuda que la experiencia del empleado. Al reservar su estancia, el trabajador únicamente se centrará en el objetivo para el que fue diseñado la sala: disfrutar de la comida con sus compañeros, sin tener que esperarse a que haya algún sitio libre.
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