El éxito de una pequeña empresa, en especial de un negocio que está iniciando, depende de prestarle atención a los detalles básicos que proporcionan una base sólida y sostenible.
Hay que planear en grande, buscar la mejor ubicación, los empleados más capacitados, el valor agregado del producto o servicio; todos detalles importantes que no garantizan la perdurabilidad de tu negocio sin una buena gestión de inventarios.
Parece algo básico y sencillo, pero puede pasar desapercibido la importancia de administrar bien la mercancía, algo que va más allá de almacenar lo que se tiene en una esquina.
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Si nunca antes has tenido que administrar el inventario es difícil saber por dónde empezar, y la verdad es que no existe una fórmula única de realizar inventarios para pymes, ya que no todos los negocios se parecen. Pero en este artículo presentamos los consejos que puedes amoldar a las necesidades de tu negocio.
Qué es gestión de inventarios
La gestión de inventarios es básicamente el proceso mediante el cual se regula el flujo de entrada y salida de la mercancía mediante un conjunto de sistemas o tareas. En otras palabras, es la administración del stock.
De la gestión de inventarios depende el organizar y hacerle seguimiento a los pedidos, a la cantidad de productos para la venta, al valor que se tiene en inversión y en ganancia. También te permite detectar y separar, por ejemplo, elementos más vendidos, las posibles ofertas, e incluso prevenir la pérdida de la mercancía.
Así pues, la gestión de inventarios es el núcleo del buen funcionamiento de tu negocio.
Importancia de los inventarios en una empresa
Para cualquier negocio es crucial evitar problemas potenciales, y esta es la importancia de la gestión de inventarios. Al controlar y separar adecuadamente el inventario evitas perder tiempo, perder mercancía, quedarte sin stock, lo que a la larga se traduce en perder clientes y perder dinero.
La mala gestión de inventarios es una de las principales causas de quiebre de las pymes. Es un problema común la falta de registros rigurosos y de un sistema de control de inventarios que generan errores o retrasos en las ventas, y la pérdida de ganancia.
Problemas de inventarios en las pymes
Entre los problemas comunes en los inventarios de pymes destacan el no conseguir rápidamente el producto que el cliente solicita y la falta de un sistema de detección y evaluación de productos terminados. Quedarse sin stock de un producto popular o no conseguirlo rápidamente en el almacén para el cliente hace quedar mal al negocio.
También pueden presentarse problemas de inventarios en las pymes por una mala clasificación de los productos. La organización es fundamental para un buen funcionamiento.
Software para inventarios
Teniendo una pequeña o mediana empresa no es necesario invertir en un software para inventario que sea muy costoso. Actualmente existen varias opciones gratuitas o con precios razonables que pueden ayudarte a gestionar de manera correcta tu inventario.
Lo más básico es contar con un sistema punto de venta, POS por sus siglas en inglés, con el cual podrás tener un control computarizado del flujo de caja, inventario, compras, entre otras funciones.
Entre algunos softwares que puedes adquirir te recomendamos que consideres SOS Inventory y JumpStock.
A medida que tu negocio crezca, puedes considerar opciones más avanzadas, o incluso contratar a un tercero para que te ayude con el inventario, pero tiene sentido comenzar despacio y mantener tus gastos generales bajos.
¿Cómo mejorar la gestión de inventarios en una pyme?
- Mantén la organización
El espacio de almacenamiento debe estar claramente etiquetado para encontrar rápidamente lo que se busca. Puedes decidir organizar alfabéticamente o por tipo de producto. Es recomendable tener un orden lógico, separando familia y departamentos de los productos, y además implementar localizaciones por almacén.
- Usa las herramientas adecuadas
Olvida el papel y lápiz, asegúrate de equiparte con el software adecuado para mantener tu inventario y demás datos importantes actualizado y a la mano. De esta manera reduces el margen de error.
- Realiza recuentos de inventario de forma regular
Es importante realizar un inventario físico inicial y un control final al terminar cada ciclo contable, para eso deberás de contar con un servicio de contabilidad. De esta manera mantienes el control de los productos que tienes se poseen, el costo unitario de cada artículo y el cálculo del valor de la cantidad total.
- Encuentra el nivel de inventario
Es necesario identificar el nivel par de su inventario, el mínimo que necesita tener a la mano en todo momento. También debe tener en cuenta la rapidez con la que puede obtener un producto nuevo en stock. Esto también le permite establecer un desencadenante de pedido para evitar quedarte sin stock.
Esto puede ser complicado y podría llevar varios intentos de ensayo y error hasta encontrar el nivel deseado. Para lograrlo lo mejor es analizar los datos de inventario y ventas de los meses anteriores y hacer comparaciones para prepararse.
- Vende tu inventario en el orden apropiado
Puedes lograrlo estableciendo un método de manejo de mercancía, esto funciona de manera diferente dependiendo del tipo de empresa. Algunos funcionan bajo el método FIFO (en inglés primero en entrar, primero en salir), esto permite mantener los productos frescos y garantiza que los productos no se desgasten. Mientras que otros funciona el método LIFO (último en entrar, primero en salir), priorizando el vender los productos más nuevos primeros, lo que suelen hacer las compañías cuando los precios fluctúan constantemente.
- Establece un sistema de control de inventario
Para esto suelen servir dos clasificaciones: clasificación ABC y la clasificación por origen. La primera se basa en la velocidad de salida de los productos y separándolos en tres grupos, siendo el A el grupo con mayor porcentaje de venta. Mientras que la clasificación por origen tiene que ver con la velocidad con la que se pueden adquirir los productos por parte de los proveedores.
- Cuidado con la contracción del inventario
Las pérdidas en el inventario por pequeñas que sean pueden generar un gran impacto, es por esto que se debe tener especial cuidado. Las pérdidas pueden ser causadas por robo hormiga en las tiendas por parte de empleados o compradores, errores por parte del proveedor, daño de mercancía, etc. Lo principal para evitar la contracción del inventario es tener un sistema de seguridad.
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