Existen muchos aspectos que debes tener en cuenta cuando administras un almacén para conservar en buen estado las mercancías. En tal sentido, debes enfatizar en gran suma la relación entre el funcionamiento del almacén y la logística; es decir estos dos factores van a ser determinantes a la hora de tomar las decisiones adecuadas.
Cómo mejorar el control de mi almacén
Para efectos de este material, debemos tomar en cuenta que los almacenes resultan mejor administrados en caso se encuentren en una empresa de almacenamiento. Ahora, ¿por qué? Porque cuentan con espacios específicamente dedicados solo a almacenaje; es decir, no pagas servicios de agua, luz o algún otro. Además de tener equipo de seguridad especial para este tipo de lugares, la empresa cumple con ciertos deberes contigo y tus productos almacenados, los cuales ayudan grandemente en la tarea de control de almacén; es decir, los beneficios que te brindan son varios. Aquí te lo explicamos.
1.- Funciones de la empresa que te brinda el servicio
Las empresas que brindan el servicio del alquiler de almacenes tienen ciertas funciones que las convierten en confiables para los usuarios y además te facilitan el trabajo. Entre las que destacan están:
- Cuidar tus artículos
Lo ideal es que contrates con alguna empresa que cuente con control de humedad, esto evitará que tus cosas terminen por estropearse. Además, de ser el caso, esto también garantiza que puedas almacenar muchas otras cosas por un largo periodo de tiempo, pues un ambiente seco y libre de polvo es a lo que apuntamos.
- Controlar los movimientos de la mercancía
Muy a parte del inventario que realices, la empresa que te brinda el servicio de almacenamiento debe contar con cámaras de seguridad, pues es la única manera en la que podrás asegurar su vigilancia las 24 horas del día y realmente asegurar el control de depósito. Lo recomendable es que tu almacén cuente con alarma personal y con una clave de acceso de la que solo tú tendrás conocimiento.
- Facilitar la distribución de la mercancía
Es imprescindible que la empresa de almacenamiento te brinde un fácil acceso a tu depósito, pues así podrás ahorrar en personal y en tiempo.
2.- Tus funciones como administrador del almacén
Ahora que ya conocemos lo que nos debe brindar la empresa para facilitar el control de mi almacén y realizar el inventario, explicaremos lo que nos toca hacer por nuestra cuenta para el control de la misma.
- Organizar
Esto te permitirá generar información valiosa sobre tu mercancía almacenada, como las cantidades, las medidas, peso o incluso fragilidad de cada artículo; lo cual ayudará a identificar tus productos de manera más rápida, estar al tanto de cuánta mercadería te va quedando (en caso este depósito sirva como punto de distribución) y saber cuánta mercadería puede ingresar a dicho almacén, además se recomienda tener un software de gestión de almacenes que ayude a la organización de sus mercaderias.
- Crear protocolos
Esto es necesario, porque de no ser el caso, los artículos dentro de tu depósito podrán ser retirados o regresados de manera impredecible. Entonces, crear un protocolo que indique cómo manipular, dónde acomodar y cuándo transportar tu mercancía evitará estos problemas.
Otro punto que necesitas tener en cuenta son las características básicas de un almacén y solo DEPOSEGURO te lo puede brindar
Cómo hacer un inventario rápido y efectivo
Luego de tener en claro los factores externos e internos que ayudarán a que mejores el control de tu depósito, necesitamos saber cómo crear un inventario, el cual debe ser físico y –aparte- permanente.
1.- Inventario físico
Este inventario consiste en realizar un conteo manual de todos nuestros artículos en el depósito, así conoceremos la existencia física y la podremos comparar con el inventario permanente, lo cual probará la precisión de este último y descartar algún desbalance.
2.- Inventario permanente
Para este tipo de inventario es necesario crear algún software o llevar algún registro en plantillas, distribuir el tipo de embalaje por tipos de medidas, peso o incluso si se trata de un artículo delicado. Asimismo, se recomienda realizar periódicamente un análisis de las ventas, las cantidades extras que se solicitan y los productos que han faltado, así podrás suplir cualquier caso de falta de mercancía.
El objetivo es facilitar la búsqueda de mercancía y evitar el desorden. Por lo que puedes usar una hoja de Excel para registrar todos tus productos y dividirlos bajo los factores anteriormente mencionados o implementar otro método de clasificación, como mejor te convenga. Un método bastante conocido en el mundo empresarial es el método ABC, el cual consiste en dividir y marcar tus productos en A, B y C, lo cual se basa en el orden de prioridades, A es para los productos con mayor valor en la empresa, B, para los de importancia secundaria y C para los no tan relevantes.
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Sabemos que para poder organizar tu mercancía primero necesitas un lugar ideal que cuide tus artículos de la manera en la que tú lo harías, que vele por su seguridad y además facilite la distribución de la misma. DepoSeguro es ese lugar ideal. Alquila hoy mismo un depósito con esta super promoción.
