Como es costumbre, en cada oficina de cualquier parte del mundo, generas documentos, o encuentras objetos y otras cosas que representan un verdadero valor, no solo para ti como trabajador, sino también para la organización a la que perteneces.
Ya sea porque estas ejerciendo un cargo de importancia o porque te han brindado la confianza de tener en tu poder algún documento u objeto de valor, es necesario que conozcas algunos consejos que te permitirán almacenarlos de manera correcta y darle el resguardo dentro de tu espacio de trabajo, y al mismo tiempo, disponerlos cuando se requieran.
1. Selecciónalos por nivel de importancia
De seguro no te darán solo un documento u objeto, sino que serán dos, tres o incluso más. Es por ello, que lo primero que debes hacer es separarlos y agruparlos de acuerdo a su nivel de importancia. Te aconsejamos una sencilla clasificación como esta: algún documento que te haya concedido un compañero de trabajo, otro que te lo haya dado algún superior, y finalmente una tercera categoría, ligada directamente a documentos u objetos que te haya dado el director o algún alto ejecutivo de la organización.
No significa esto que a unos los vas a cuidar más que otros, sino que te permitirán tener un panorama claro de lo que puedes hacer, partiendo ya desde este punto.
2. Ten en cuenta la frecuencia de uso
Esto es otro factor importante y que va directamente relacionado con el lugar donde finalmente vayas a guardar los documentos u objetos. Igualmente en este punto recomendamos hacer otra selección. Empezando por los documentos que vayan a requerir un uso frecuente, otros que solamente los van a necesitar de manera esporádica, y finalmente, los más importantes, aquellos que solo los llegarás a utilizar cuando tu jefe lo requiera.
3. Considera sus características
No es lo mismo un documento impreso en una hoja a un objeto de valor que te hayan entregado para que lo resguardes, ya que al final, el lugar donde lo dispongas, va a influir mucho en el cuidado de ambos.
Lo que debes considerar como importante, es que si llegas a tener algún documento de relevancia, y no puedes llevártelo a casa, mantenlo siempre dentro de algún folder o sobre, que lo proteja de la humedad, el polvo o cualquier suciedad. Es recomendable siempre mantenlo alejado de cualquier espacio que pueda estar expuesto a un derrame de café, gaseosa o de agua y que finalmente te vaya a arruinar el documento.
En cuanto a los objetos, si es algo de vidrio, lo más recomendable es que pueda estar almacenado en una caja con protección interna, o algo que pueda prever cualquier golpe que lo pueda dañar. También procura tenerlos en sitios donde no vayan a recibir cualquier un movimiento brusco inesperado, y sobre todo, aléjalo de los bordes de los escritorios para evitar caídas indeseadas.
4. No dejes a un lado equipos electrónicos
Sabemos ahora que con la transformación digital, muchas empresas están renovando sus equipos y actualizando su flota de computadoras y dispositivos electrónicos, por lo que deshacerte completamente de ellos tal vez no sea la mejor idea, es por eso que puedes recogerlos y guardarlos en cajas, eso te dará mayor facilidad de movilizarlo de un lugar a otro, y sobre todo evitar que se pueda dañar por cualquier golpe que se le pueda dar.
Ahora dirás “tengo todo listo, ¿qué es lo siguiente?”
Pues, es en este momento en el que pasamos al lugar donde finalmente vamos a guardar, ya sea los documentos u objetos de valor de tu oficina.
Debes recordar que lo que buscas es la protección de los objetos de valor, y en lo máximo, disminuir cualquier riesgo de que sufran algún daño.
En ese sentido, considera los siguientes consejos que te brindamos:
1. Todo siempre bajo llave
Sin lugar a dudas, lo mejor y que te va a brindar mayor seguridad, es colocar los documentos y objetos de valor bajo llave. Ya sea en una caja fuerte, o en los cajones de tu escritorio, y que por supuesto, solo tu tengas copias de las llaves.
Esto te va a garantizar a que nada más tu tengas acceso a los documentos y objetos, y que podrás disponerlos parar cuando lo requieras.
2. Resguárdalo en casa
Siempre y cuando no sean objetos o documentos que les des un uso frecuente, puedes llevarlos por el tiempo que se requiera, hasta tú casa. Eso te garantizara de primera mano que van a estar bien cuidados y pueden estar lejos de cualquier riesgo. Sin embargo, aunque estén en tu casa, si es importante igual darle un cuidado y la conservación necesaria, mira que dicen que “más vale prevenir que lamentar”, porque nunca sabremos qué puede pasar.
3. Un deposito siempre es una buena opción
Si no cuentas con caja de seguridad en tu trabajo, y en casa sería un riesgo que te llevaras los documentos u objetos de valor, la opción que te queda es poder almacenarlos en un depósito. Y es que no solo te dará la confianza y tranquilidad de que van a estar en un sitio seguro, lejos del polvo, la humedad y los golpes, sino que también vas a poder disponer de lo que guardes ahí, las 24 horas, los 7 dias de la semana.
Si procuras guardar varias cosas al mismo tiempo, es mucho mejor, ya que aprovechas más el espacio, y evitarías preocuparte por algo que estaría ya resguardado.
Si no cuentas con un depósito en la actualidad, ponte en contacto con nosotros llamándonos al (01) 241-0510 o visitándonos en Av. República de Panamá 6683, tomando como referencia el cruce con la Av. Ramón Castilla. ¡Te esperamos!
