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¿Cómo organizo mejor los documentos de mi oficina?

¿Cómo organizo mejor los documentos de mi oficina?

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¿Tienes muchos documentos en tu oficina y no sabes cómo organizarlos?, aquí te damos algunos consejos para que en solo 5 pasos tu escritorio y oficina en general tengan todos tus documentos ordenados y clasificados.

Es muy común que en cualquier empresa privada o institución pública exista una gran cantidad de documentos que entran y salen; a tal punto que la oficina llega a tener una buena suma de papel y por ende, luzca desordenada.

Paso 1: Identificar

Lo primero que debes hacer para organizar tu espacio de trabajo es identificar todos los papeles que tengas acumulados, a fin de clasificar cuales son oficios, notificaciones, memorándums, solicitudes o facturas; para posteriormente separarlos.

En este paso es importante leer el contenido de cada papel para no confundirte realizando la separación de los mismos, ya que a veces la pérdida o traspapeleo de una simple hoja puede causarte un inconveniente.

Paso 2: Clasificar, priorizar…. y reciclar

Luego de que hayas separado los documentos de la oficina, el siguiente paso es clasificarlos; para ello es importante tener un lugar determinado para ir guardándolos y lo más práctico y sencillo es un folder.

Toma dos folders para cada tipo de escritos, de manera que en la primera se coloquen los que aún están trámite o pendientes y en la segunda los que simplemente son para archivar; sin embargo, puede que te consigas con algunos papeles que ya no tienen ninguna utilidad, por lo que es importante que los recicles, si es posible, antes de desprenderte definitivamente de ellos.

Como dato adicional, puedes utilizar colores para las carpetas; podría recomendarte el rojo para los que están pendientes y el verde para los que son para archivar, de manera que al simplemente ver el color de la cubierta, identifiques visualmente dónde colocar cada papel que llegue; aunque esa es una decisión que solo te corresponde a ti sobre el cómo se vería mejor, si por colores o con una simple etiqueta.

Paso 3: Archivar

Ya tienes identificados, clasificados y priorizados los documentos, lo siguiente es ubicarlos en espacios específicos y lo mejor sería un archivero o un mueble que puedas destinar para tal fin. Allí puedes utilizar dos gavetas, en la primera colocar los que se encuentran en trámite y en la otra los que son para solo resguardo, hasta que consideres que ya no los necesitas, dependiendo de qué se trate por supuesto.

Además, si el espacio del archivero o mueble te lo permite, podrías almacenar en una tercera gaveta aquellos papeles que ya no tienen ninguna utilidad pero que podrías reutilizar para la impresión de borradores de trabajo o cosas más simples.

Paso 4: Mantener el orden

Teniendo todo organizado lo más importante es evitar que todo vuelva a desordenarse de nuevo; razón por la cual es importante respetar cada uno de los espacios destinados para la recepción y clasificación de todo tipo de documentos.

Este es el paso más simple pero el más vital, porque con ello garantizarás una armonía en cuanto a orden se refiere, ya que si cumples con estos sencillos pasos no tendrás más problemas de papeleo en tu espacio de trabajo.

También es de suma relevancia compartir esto con tus compañeros de trabajo, ya que puede darse el caso de que en alguna ocasión se extravíe algún documento que no se clasificó y archivó de la manera correcta y se prendan las alarmas.

Al final si cumples con estos 4 sencillos y prácticos pasos tu vida en la oficina será mucho más organizada.

Paso 5: Guarda los documentos y objetos en un depósito

Hay algo que hay que tener en cuenta, y es la cantidad, ya sea de documentos u objetos importantes que se encuentren en tu oficina, por lo que si ya has cumplido con todo el proceso de identificar, clasificar y archivar, y aún te hace falta espacio para que tu lugar de trabajo se vea mejor organizado, puedes tomar como opción un depósito o almacén.

No solo te va a permitir resguardar con seguridad, tus documentos importantes, sino que también podrás almacenar objetos muchos más grandes y pesados, de una manera práctica.

Si no cuentas con un depósito en la actualidad, contáctanos llamando al (01) 241-0510 o visítanos en la Av. República de Panamá 6683, tomando como referencia el cruce con la Av. Ramón Castilla y con gusto te podremos ayudar.

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