Cómo conservar documentos antiguos e importantes: 6 consejos

Consejos

Con el paso del tiempo, obtenemos documentos de distintos tipos que requieren especial cuidado, como fotografías de nuestros hijos, recuerdos especiales, partidas de nacimiento, certificados que nos pueden servir más adelante y que, al final, adquieren valor histórico y en último caso, en sentimental. Pero, ¿le estás dando el cuidado que requieren para que no se deterioren?

Si tu respuesta es negativa, no te preocupes, has llegado al lugar indicado. En el siguiente artículo, aprenderás como conservar documentos antiguos y evitar que se deterioren.

Y recuerda que si no cuentas con espacio puedes alquilar un almacén en Deposeguro.

6 Consejos para conservar documentos

Muchos no saben como conservar documentos antiguos y, creen que un cajón o unas carpetas dentro de unas cajas pueden ser adecuados, sin considerar que ciertas condiciones pueden dañarlos, pero no te preocupes, solo tienes que seguir estos consejos a continuación:

1. Dale un rango de importancia

Clasifica tus documentos y tenlos ordenados, para que así sea más fácil ubicarlos a la hora que los necesites. Algunas clasificaciones que sugerimos son las siguientes:

a) Del vehículo: Un auto es como un hijo. Conserva la factura de compra, el justificante de pago y el contrato de venta si fue un auto usado. No olvides que el contrato de seguro también es importante mantenerlo.

b) De la familia: Estas son la clase de cosas que queremos conservar para siempre. Entre ellos están los Documentos de Identidad (DNI), las actas de nacimiento, de matrimonio, los pasaportes, testamentos, carné del grupo sanguíneo, historia médica, etc. Si tienes un seguro médico, conserva los documentos del contrato.

c) De la vivienda: No importa lo que pase, nunca te deshagas de estos archivos. Entre ellos, se incluyen: los documentos relativos a la titularidad, el contrato de alquiler y los recibos de los pagos de los servicios.

2. Elimina cualquier rastro de acero

¿Cómo conservar los documentos de un archivo? A veces, para mantener nuestros documentos juntos, solemos unirlos con un clip, y en algunos casos con una liga. Sin embargo, a la hora de conservarlos, es mejor eliminar ambos elementos, ya que puede estropear nuestros archivos valiosos.
En caso del primero, se pueden oxidar y dejar el rastro en nuestros papeles, mientras que, con las ligas, el paso de tiempo hará que se adhieran a nuestros documentos, siendo casi imposible quitarlas posteriormente.

archivos organizados en carpetas

3. Almacena correctamente tus documentos

Guarda siempre los documentos importantes, en un área fresca, seca y oscura. Aunque pueda parecer exagerado, es importante tener en cuenta que los documentos pueden ser sensibles tanto a la luz solar como a una luz artificial muy intensa.

Para garantizar su protección, es aconsejable utilizar folders o sobres que los resguarden adecuadamente. Además, es fundamental almacenarlos en un lugar libre de polvo.

Este punto es muy relevante, sobre todo para las empresas que se dedican al rubro de servicios de contabilidad, abogados especialistas en divorcios y otras compañías que manejan una gran cantidad de papeles y necesitan preservar su integridad a lo largo del tiempo.

4. Evita la humedad

Lo más preferible, en este caso, es disponer de espacios ventilados, donde no exista un factor que genere humedad y dañe nuestros documentos. Ten en cuenta que la temperatura ideal ronda entre los 18 y 21 ºC.

5. Que las porta-láminas sean tus mejores amigos

Si deseas preservar tus viejas fotos familiares, es recomendable que las guardes en hojas plásticas con bolsillos protectores. Asegúrate de que estén hechas de componentes libres de ácidos.

Evita a toda costa los álbumes con hojas magnéticas, ya que su alta emisión de ácidos puede ser muy perjudicial. Opta por utilizar láminas de poliéster para su almacenamiento. Con estas precauciones, podrás proteger tus valiosos recuerdos de forma efectiva. ¡Haz de las porta-láminas tus mejores amigas en la preservación de tus fotografías!

mujer organizando archivos

6. Avanza hacia la digitalización

Es muy cierto que ahora estamos en la era de la digitalización; por eso, almacenar tus documentos importantes en dispositivos digitales.
Puedes optar por una cuenta en la nube o si prefieres hacerlo de manera local, adquirir una laptop de gama baja o alta, o incluso una PC GAMER, que ofrezca una buena capacidad de almacenamiento. Esto te brindará una mayor tranquilidad.

Para empezar, clasifica tus documentos, desde los más importantes hasta los de menor relevancia, y organízalos en una carpeta en tu laptop, computadora o disco extraíble. Escanea tus archivos o toma imágenes digitales para acceder a ellos cuantas veces sea necesario, e incluso realizar modificaciones o retoques.

No olvides tener algún respaldo de los documentos, ya sea en la nube o en otro dispositivo de confianza. ¡Y por supuesto! Si ya escaneaste tus documentos, no dejes de conservar también los originales, siempre serán útiles.

¿No sabes donde almacenar tus documentos? 

Si no cuentas con suficiente espacio en tu hogar o lugar de trabajo para almacenar tus documentos de manera segura, no te preocupes, existe una excelente alternativa: el alquiler de un depósito.

Los depósitos de alquiler de DepoSeguro tienen ambientes equipados con control de humedad especialmente diseñados para resguardar tus pertenencias de forma segura y confiable.

Conclusión 

La forma y el lugar donde almacenes tus archivos es sumamente importante para la conservación de estos. Recuerda que guardar tus documentos no es una tarea complicada. Solo necesitas un poco de organización y algo de tiempo para clasificarlos, y dar continuidad a cada uno de los pasos que te dimos anteriormente.

Ahora que sabes cómo conservar papeles antiguos, empieza por buscar sitios adecuados en casa para guardar tus archivos o, alquila un depósito almacén en DepoSeguro.

Preguntas frecuentes 

¿Cómo almacenar documentos físicos?

Puedes almacenar tus documentos físicos en carpetas o archivadores etiquetados, en un lugar seco y seguro. Si no cuentas con un lugar en casa puedes optar por almacenarlos en DepoSeguro.

¿Cuánto tiempo se debe guardar un archivo físico?

El tiempo de conservación de un archivo físico depende del tipo de documento y requisitos legales o tributarios. Consulta con un abogado para mayores detalles.







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